Optimierung des Dokumenten-Workflows

Alfresco hat eine Open-Source-Lösung auf den Markt gebracht – ein innovatives ECM/DMS-Tool, das ein effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht. Die Implementierung des Alfresco-Systems in die tägliche Arbeit des Unternehmens bedeutet die Übertragung des Papierarchivs der Dokumente in ein elektronisches Archiv, das sich auf eigenen Servern und in der Cloud befinden kann. Das elektronische Archiv dient als Aufbewahrungsort für Unternehmensdokumente. Die Verwendung solcher Lösung ermöglicht es Unternehmern, die Anzahl der Papierdokumente und die Kosten für deren Aufrechterhaltung in Form eines Papierarchivs zu reduzieren. Die Digitalisierung, also die Wahl eines elektronischen Archivs, wird eine Kostenoptimierung und der erste Schritt zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung sein. Dank Alfresco kann man wichtige Dokumente schnell finden und nach Inhalten oder eindeutigen Daten durchsuchen. Der Tausch des lästigen Papierarchivs in das Alfresco-System ermöglicht es, unnötige Papiermengen aus den Büros zu entfernen, was den Arbeitskomfort erhöht und eine bessere Nutzung der Büroräume ermöglicht. Die Alfresco-Lösung umfasst die folgenden Produkte: Alfresco One, Alfresco in the Cloud und Alfresco Mobile. Benutzer, die die mobile App nutzen, erhalten Zugriff auf alle Dokumente, die sie benötigen, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Verkürzung der Informationssuchzeit

Nach der Implementierung des Alfresco-Systems im Unternehmen basiert die Arbeit deines Teams auf modernsten Lösungen wie Content Management, Enterprise Collaboration, Information Governance und Prozessmanagement. Durch die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht Alfresco die anschließende Automatisierung von Geschäftsprozessen, in denen elektronische Dokumente und daraus erfasste Informationen vorhanden sein werden. Ein effizienteres Dokumentenmanagement ist das Ziel, das du durch die Implementierung von Alfresco in den Betrieb deines Unternehmens erreichst. Unabhängig davon, wo du dich befindest, findest du für dich wichtige Dokumente schnell und verbesserst so den Betrieb des gesamten Unternehmens erheblich. Manchmal kann ein einziges nicht auffindbares Dokument in den Augen eines wichtigen Auftragnehmers einen schlechten Eindruck hinterlassen. Man kann solche Situationen vermeiden. Die von der Alfresco-App organisierten Dokumente ermöglichen eine bessere Organisation der Arbeitszeit und eine einfachere Suche nach erforderlichen Inhalten.

Technische Aspekte des Produkts

Alfresco erleichtert die effiziente Verwaltung von für das Unternehmen wichtigen Dokumenten erheblich. Mit den Alfresco-Tools kann man Prozesse analysieren, visualisieren oder analytische Tabellen erstellen. Mit der integrierten, erweiterten Suchfunktion kann man den Inhalt des Dokuments schnell durchsuchen und die Berechtigungen des Benutzers zur Inhaltsnutzung überprüfen. Bei der Nutzung der Alfresco-App sind deine Daten immer sicher. Die App ist höchst konfigurierbar. Sie lässt sich problemlos in viele Geschäftsprozesse im Unternehmen integrieren.