Czym jest Mailbox Monitor?

Zadaniem Mailbox Monitor jest integracja systemów przetwarzających faktury. Przedsiębiorstwa procesujące faktury często decydują się na wdrożenie systemu, który będzie umożliwiał elektroniczne przetwarzanie faktur. Wdrożenie takiego rozwiązania znacznie zmniejsza zużycie papieru, przynosząc tym samym korzyści ekonomiczne. Zadaniem Mailbox Monitor jest integracja systemu Kofax ze skrzynką email i procesem biznesowym klienta. Zapewniona przez aplikację Mailbox Monitor integracja pozwala na automatyzację całego procesu rozliczania, ewidencjonowania i archiwizacji faktur. W praktyce oznacza to zmniejszenie nakładu pracy potrzebnej do przetworzenia faktury. Cały proces jest skomputeryzowany, co minimalizuje nakład pracy wykonywanej ręcznie.

Rola procesowa Mailbox Monitor

Mailbox Monitor integruje się ze wskazaną przez firmę skrzynką email i tworzy procesy biznesowe do otrzymanych faktur. Podczas konfigurowania aplikacji Mailbox Monitor, użytkownik wskazuje z jakich adresów oraz domen e-mailowych będą dostarczane faktury. Skorzystanie z rozwiązania Mailbox Monitor zapewnia ochronę przed wyłudzeniem pieniędzy. System rozpoznaje czy domena, z której została dostarczona wiadomość znajduje się na liście nadawców. Faktura dostarczona z niezdefiniowanego źródła nie jest procesowana. Jeżeli z określonej domeny lub określonego adresu email zostanie dostarczona wiadomość zawierająca załącznik Mailbox Monitor pobiera przysłany załącznik i w zależności od jego konfiguracji tworzy jeden lub kilka procesów biznesowych faktury. Załączniki (zwykle w formie pdf) są dołączane przez Mailbox Monitor do tworzonego procesu faktury i rozpoczyna się obieg dokumentu. Jak wygląda tworzenie procesu przetwarzania faktury z wykorzystaniem aplikacji Mailbox Monitor:

1. Mailbox nieustannie monitoruje skrzynkę pocztową przedsiębiorstwa.
2. Na skrzynkę email zostaje dostarczona wiadomość.
3. Mailbox odbiera wiadomość email zawierającą załącznik.
4. Na podstawie odebranej wiadomości email aplikacja Mailbox Monitor tworzy proces obsługi faktury w systemie klienta służącym do przetwarzania faktur.

Na tym etapie dane z faktury elektronicznej nie są jeszcze uzupełnione w utworzonym procesie. Proces zawiera sam załącznik. Kolejnym krokiem jest rozpoznanie załączonej faktury. Mailbox Monitor uruchamia w systemie Kofax rozpoznawanie załącznika. Po rozpoznaniu, Kofax uzupełnia dane z faktury w systemie biznesowym przedsiębiorstwa. Kofax rozpoznaje na dokumencie: numer faktury, numer NIP, wartość netto, wartość brutto, datę wystawienia dokumentu. Aplikacja Kofax dostosowuje sposób rozpoznawania faktury do numeru NIP. W systemie Kofax sposoby rozpoznawania faktur są definiowane na podstawie ich nadawcy. Każda firma (nadawca) korzysta z własnego szablonu wystawiania faktur. Zdefiniowane szablony są określone jako ,,klasy dokumentu”. Tak utworzony proces zapoczątkowuje rozliczanie faktury.

Obsługa faktur

Użytkownik nie musi ręcznie przepisywać danych z faktury otrzymanej drogą email. System Kofax samodzielnie uzupełni dane. Wszystkie dane z faktury, konieczne do rozpoczęcia procesu rozliczania faktury są automatycznie wyodrębnione z dokumentu i uzupełnione w systemie przetwarzania faktur. Dodatkowo załącznik z fakturą jest podpięty do formularza z uzupełnionymi danymi. Użytkownik ma dzięki temu możliwość szybkiej weryfikacji poprawności uzupełnionych danych. Wystarczy otworzyć podpięty dokument i porównać jego zawartość z danymi wprowadzonymi w systemie. Kolejnym zabezpieczeniem przed opłaceniem faktury za niezamówioną usługę jest zdefiniowanie numeru rachunku bankowego. Przed zakończeniem procesu przetwarzania faktury i przystąpieniem do uregulowania należności, system obiegu dokumentów sprawdza czy numer rachunku bankowego jest zgodny z wcześniej podanym przez kontrahenta. Jeżeli numer rachunku się nie zgadza, płatność nie zostanie zrealizowana. Obecnie system Mailbox Monitor obsługuje faktury polskie jak i zagraniczne.