Qu’est-ce que Mailbox Monitor ?
Mailbox Monitor est un outil qui automatise le traitement des factures reçues par e-mail. Il connecte votre boîte de réception au système Kofax et à vos processus métier, de sorte que tout se déroule automatiquement – sans saisie manuelle.
Cela réduit l’utilisation du papier, fait gagner du temps et minimise les erreurs. Le système gère lui-même l’enregistrement, le traitement et l’archivage des documents.
Résultat ? Un travail plus rapide, moins de stress et plus de temps pour ce qui compte vraiment dans votre activité.
Comment fonctionne Mailbox Monitor ?
Mailbox Monitor fonctionne en arrière-plan et vérifie en permanence la boîte e-mail de votre entreprise. Lorsqu’une facture arrive, le système déclenche automatiquement le processus approprié.
Que fait-il exactement ?
- Surveille la boîte e-mail : en continu, sans intervention.
- Assure la sécurité : traite uniquement les messages provenant de sources fiables.
- Crée automatiquement les processus : chaque facture entre dans le système et le traitement commence.
Comment cela fonctionne étape par étape ?
- 1. Vous recevez un e-mail avec une facture
- 2. Le système crée automatiquement un processus
- 3. Kofax extrait les données de la facture (par ex. N° TVA, montants, dates)
- 4. Les données sont associées au modèle approprié
En pratique, cela signifie moins de travail manuel, plus de sécurité et une élimination presque totale des erreurs.
Traitement des factures en pratique
Mailbox Monitor prend en charge l’ensemble du processus de saisie des données de factures. Le système extrait automatiquement toutes les informations nécessaires et les intègre dans votre système.
Quels sont les avantages ?
- Saisie automatique des données : plus de saisie manuelle.
- Vérification facile : comparaison rapide avec la facture d’origine.
- Sécurité accrue : vérification des coordonnées bancaires avant paiement.
- Prise en charge internationale : gestion des factures locales et internationales.
Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’assurer un fonctionnement fiable. Le traitement des factures devient rapide, simple et sécurisé.
