Mailbox Monitorとは？
Mailbox Monitorは、メールで受信した請求書の処理を自動化するツールです。メールボックスをKofaxシステムおよび業務プロセスと連携し、すべてを自動で処理するため、手動でのデータ入力は不要になります。
これにより紙の使用を削減し、時間を節約し、エラーを最小限に抑えます。文書の登録、処理、アーカイブはすべてシステムが自動で行います。
結果として、作業はより迅速に、ストレスは減り、本当に重要な業務に集中できる時間が増えます。
Mailbox Monitorの仕組み
Mailbox Monitorはバックグラウンドで動作し、企業のメール受信箱を継続的に監視します。請求書が届くと、システムは自動的に適切なプロセスを開始します。
具体的には何を行うのでしょうか？
- メール受信箱の監視：ユーザーの操作なしで常時監視
- セキュリティの確保：信頼できる送信元からのメッセージのみ処理
- プロセスの自動生成：すべての請求書がシステムに取り込まれ、処理が開始
処理の流れ：
- 1. 請求書付きのメールを受信
- 2. システムが自動的にプロセスを作成
- 3. Kofaxが請求書からデータを抽出（例：VAT番号、金額、日付）
- 4. データを適切なテンプレートに照合
これにより、手作業の削減、セキュリティ向上、そしてエラーのほぼ完全な排除が実現します。
実際の請求書処理
Mailbox Monitorは、請求書データ入力の全プロセスを担います。必要な情報はすべて自動的に抽出され、システムに入力されます。
得られるメリット：
- データ入力の自動化：手入力は不要
- 簡単な確認：元の請求書とデータを迅速に比較可能
- 高いセキュリティ：支払い前に銀行口座情報を検証
- 国際請求書対応：国内外の文書に対応
これにより時間の節約、エラーの削減、そして正確な処理が実現します。請求書処理は迅速かつ簡単で安全になります。
