Konsulting z zakresu Skanowania
Stawiamy sobie wysoko poprzeczkę, co wiąże się z przeprowadzeniem dokładnej analizy, która jest wyznacznikiem dla późniejszego wdrożenia z zakresu dynamicznego przechwytywania danych (dynamic data capture) oraz dynamicznego przechwytywania dokumentów (dynamic document capture). Nie wystarczy po prostu wdrożyć i zastosować dostępne technologie. Istotne jest, aby uwzględnić w rozwiązaniu występujące w firmie potrzeby biznesowe i procesy. Takie podejście pozwoli stworzyć rozwiązanie, które od początku będzie przygotowane na nadchodzące zmiany w jego otoczeniu. Jest to o tyle istotne, że zazwyczaj przechwycone dane lub dokumenty są danymi wejściowymi dla istotnych procesów występujących w firmie, np. procesów akceptacji faktur, obsługi wniosków, zgłoszeń szkodowych czy ogólnie pojętej korespondencji od klientów.
Enterprise Content Management - dlaczego istotna jest konsultacja?
SKILL & CHILL oddaje Państwu do dyspozycji konsultantów, którzy są w pełni przeszkoleni i certyfikowani. Dysponują ponad piętnastoletnim doświadczeniem zarówno w omawianym obszarze, jak i w obszarach archiwum elektronicznego (DMS), organizacji procesów biznesowych (BPM) oraz business intelligence (BI). Podejście jakie reprezentują nasi konsultanci to pełne nastawienie na zrozumienie Klienta i jego potrzeb, co przekłada się na wymierne korzyści już od pierwszego dnia współpracy.
    Nasi konsultanci zapewnią wsparcie na najwyższym poziomie w następujących obszarach:
  • pomoc w wykorzystaniu pełnych możliwości systemu w istniejącej instalacji,
  • pomoc i przekazanie wskazówek, aby efektywnie zmodernizować istniejące rozwiązanie,
  • rozpoczęcie nowego projektu i zapewnienie mu długofalowych korzyści.
Wdrożenie - kilka zasad SKILL & CHILL
Skuteczne wdrożenie systemu przechwytywania i procesowania danych i dokumentów wymaga zrozumienia środowiska biznesowego, w którym jest on uruchamiany. Ważne jest zastosowanie odpowiedniej metodologii wdrożenia, ale przede wszystkim zastosowanie kilku podstawowych zasad, które w znaczym stopniu zmniejszają ryzyko niepowodzenia projektu.
    Wśród tych zasad możemy wyróżnić:
  • możliwości jakie posiada zastosowana technologia muszą być znane dla wszystkich biorących udział w projekcie,
  • należy rozumieć, jak zastosowana technologia wpisuje się w całą strategię ECM wewnątrz organizacji,
  • dostawca musi mieć czas, aby w pełni zrozumieć specyfikę biznesową Klienta,
  • powinno się uruchomić projekt tzw. “proof of concept” w celu potwierdzenia założeń biznesowych i lepszego zrozumienia przez Klienta zastosowanej technologii,
  • oczekiwania dotyczące funkcjonalności muszą być jasno określone i uzgodnione przez wszystkich interesariuszy projektu, wymagane jest także potwierdzenie że mieszczą się one w wyznaczonym i uzgodnionym budżecie,
  • ramy czasowe dla projektu powinny być przede wszystkim realistyczne i szczegółowo zdefiniowane,
  • W trakcie procesu projektowania muszą odbywać się konsultacje z użytkownikami końcowymi.
Upgrade - dlaczego warto mieć najnowszą wersje systemu?
Większość producentów oprogramowania przeznacza większą część swoich dochodów na badania i rozwój, podobnie jak nasza partnerska firma KOFAX. Niezaprzeczalną zaletą kolejnych wersji oprogramowania jest dostęp do nowych funkcji i innowacji technologicznych. Aktualizacja oprogramowania obejmuje zwykle bezproblemową instalację, jednak przygotowanie do upgrade’u w złożonych środowiskach produkcyjnych jest zazwyczaj trudniejsze. Zespół SKILL & CHILL może pochwalić się dużym doświadczeniem w przeprowadzaniu upgrade’w w skomplikowanych i dużych instalacjach, co pozwala uniknąć wielu nieprzyjemnych niespodzianek oraz optymalnie wykonać prace serwisowe w tym zakresie.
Wsparcie - czy jest istotne?
Dostęp do wiedzy technicznej jest niezbędny w każdej organizacji. Problemy pojawią się zazwyczaj w najmniej odpowiednim momencie. Bazując na naszym doświadczeniu i stałym dostępie do informacji technicznych na temat produktów które wdrażamy, zespół SKILL & CHILL jest w stanie pomóc zwłaszcza wtedy, gdy od dostępności i wiedzy konsultanta zależy dotrzymanie deadline’ów w procesach biznesowych w organizacji. CHILL TEAM zapewnia wsparcie telefoniczne, jak i e-mailowe oraz bezpośrednie rozwiązywanie problemów w siedzibach Klientów.
Wygodne i szybkie dotarcie do dokumentu
Dokumenty są przechowywane w celu pobierania ich w razie potrzeby. Poszukiwanie konkretnego dokumentu w dużych zasobach może być trudne lub nawet niemożliwe, chyba że mamy EDMS. Wygodne i szybkie dotarcie do dokumentu jest głównym celem instalacji EDMS.
Poprawa przepływu pracy
Procesy biznesowe zazwyczaj obejmują przepływ dokumentów od firmy do partnerów lub klientów, z działu do działu wewnątrz firmy, i od osoby do osoby w dziale. Różne osoby biorące udział w procesie będą musiały odwołać się do dokumentu, aby poprawnie wykonać zadanie zaplanowane dla nich w procesie. Dobrze zaplanowany i wydajny przepływ dokumentów może znacznie przyspieszyć procesy biznesowe oraz poprawić ich jakość.
Analityczne źródła danych
Jeden z najważniejszych komponentów rozwiązania BI to Hurtownia danych. Hurtownia danych to tematycznie zdefiniowana, zintegrowana, czasowo zmienna a jednocześnie trwała kolekcja danych. Z Hurtownią danych wiąże się także pojęcie Data Marts. Można powiedzieć, że Data Marts to mini hurtownie danych, których zakres ogranicza się do danych z wybranego zakresu (np. dotyczących jednego działu czy departamentu). Poprawne podejście do budowania Data Marts zakłada, że są one tworzone z Hurtowni Danych po to, aby zapewnić tzw. jedną wersję prawdy (czyli powinna być jedna wersja danych na ten sam temat).
Data Mining (zaawansowana analityka biznesowa)
Warstwa zaawansowanej analityki biznesowej jest elementem, który dopiero wkracza w schematy standardowej architektury Business Intelligence (BI). Same aspekty tej warstwy znane są i stosowane od dawna. Obecnie takie zagadnienia jak Data Mining stają się integralną częścią rozwiązań BI, a związane z nią analizy i raporty są udostępniane przez warstwę raportowania i wizualizacji, np. na kokpitach menedżerskich czy w postaci pojedynczych raportów.
Raportowanie i wizualizacja
Istotnym elementem BI są aplikacje, które udostępniają analizy danych w formie raportów, czy kokpitów menedżerskich (Dashboards). Zazwyczaj na kokpitach pojawiają się aktualne statusy metryk oraz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla przedsiębiorstwa. Kokpity to uporządkowane ekrany, które zawierają liczby, metryki, wykresy oraz KPI. Kokpity mogą być dostosowane do określonego celu albo punktu widzenia. Za punkt widzenia przyjmuje się zarówno spojrzenie indywidualne, jak i z poziomu ogólnego, np. działu, departamentu. Zasadnicze cechy kokpitów menedżerskich to konfigurowalny interfejs i możliwość ściągania danych w czasie rzeczywistym z wielu źródeł.
Jak ważnym elementem ECM jest Workflow
Obecnie, aby się rozwijać należy wygrać walkę z konkurencją i planować pracę firmy w sposób wydajny. Wiele firm zdało sobie sprawę z rzeczywistej wartości automatyzacji przepływu pracy jako rozwiązania do spełnienia wyzwań otoczenia biznesu. Systemy automatyzacji przepływu pracy pozwalają zoptymalizować pracę firmy oraz jej obszary działalności. Ważnymi elementami systemów workflow są: zarządzanie procesami, obieg dokumentów oraz wymiana danych. Systemy automatyzacji przepływu pracy umożliwiają przedsiębiorstwom przejść na nowy poziom wydajności i produktywności poprzez automatyzację powtarzalnych, rutynowych zadań.