Was ist Mailbox Monitor?
Mailbox Monitor ist ein Tool zur Automatisierung der Verarbeitung von per E-Mail eingehenden Rechnungen. Es verbindet Ihr Postfach mit dem Kofax-System und Ihren Geschäftsprozessen, sodass alles automatisch abläuft – ohne manuelle Dateneingabe.
Dies reduziert den Papierverbrauch, spart Zeit und minimiert Fehler. Das System übernimmt selbstständig die Registrierung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten.
Das Ergebnis? Schnellere Arbeit, weniger Stress und mehr Zeit für das, was in Ihrem Unternehmen wirklich zählt.
Wie funktioniert Mailbox Monitor?
Mailbox Monitor läuft im Hintergrund und überprüft kontinuierlich das E-Mail-Postfach Ihres Unternehmens. Sobald eine Rechnung eingeht, startet das System automatisch den entsprechenden Prozess.
Was genau macht es?
- Überwacht das E-Mail-Postfach: kontinuierlich, ohne Ihr Zutun.
- Sorgt für Sicherheit: verarbeitet nur Nachrichten aus vertrauenswürdigen Quellen.
- Erstellt automatisch Prozesse: jede Rechnung wird ins System übernommen und die Verarbeitung beginnt.
Wie funktioniert es Schritt für Schritt?
- 1. Sie erhalten eine E-Mail mit einer Rechnung
- 2. Das System erstellt automatisch einen Prozess
- 3. Kofax extrahiert die Daten aus der Rechnung (z. B. USt-IdNr., Beträge, Daten)
- 4. Die Daten werden der entsprechenden Vorlage zugeordnet
In der Praxis bedeutet das weniger manuelle Arbeit, höhere Sicherheit und nahezu vollständige Fehlereliminierung.
Rechnungsverarbeitung in der Praxis
Mailbox Monitor übernimmt den gesamten Prozess der Eingabe von Rechnungsdaten. Das System extrahiert automatisch alle erforderlichen Informationen und überträgt sie in Ihr System.
Was gewinnen Sie?
- Automatische Dateneingabe: kein manuelles Tippen mehr.
- Einfache Verifizierung: schneller Vergleich mit der Originalrechnung.
- Höhere Sicherheit: das System überprüft Bankkontodaten vor der Zahlung.
- Unterstützung internationaler Rechnungen: funktioniert sowohl mit nationalen als auch internationalen Dokumenten.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alles korrekt funktioniert. Die Rechnungsverarbeitung wird schnell, einfach und sicher.
